Пусть компьютер вводит первичку за вас
Сервис автоматического распознавания документов заметно ускоряет ввод документов в базу 1С, избавляя от необходимости ручного ввода данных с первички.
Что делать бухгалтеру, когда он получает по почте конверт от делового партнера с бумажными документами или сканированными копиями? Вводить ли данные вручную? Нанимать помощника?
Разработчики "1С" с заботой о Вас решили эту проблему, запустив сервис"1С:Распознавание первичных документов". В этой статье рассказывается об использовании и подключении этого полезного инструмента. Пользователи сразу оценят простоту использования продукта экономию трудозатрат и времени.
1С:Распознавание первичных документов – новое решение фирмы "1С", которое берет на себя работу по превращению бумажных документов в документы базы 1С.
Используйте "1С:Распознавание первичных документов" для ускорения ввода первичных документов в базу, повышения точности ввода, а также автоматизации прикрепления сканов подписанных документов к предварительно созданным документам в базе.
Сервис"1С:Распознавание первичных документов"(1С:РПД) значительно облегчает работу с различными документами(как правило, от поставщиков),которые необходимо загрузить в программу. Это избавляет от необходимости вручную оформлять накладные, акты и счета-фактуры при их поступлении в программу.
Сервис считывает образы и создает на их основе необходимые пакеты документов непосредственно в используемой версии 1С
• Распознает поставщиков, покупателей, товары и услуги, сопоставляя их с объектами в информационной базе пользователя
• Если записи в информационной базе пользователя немного отличаются от указанного в документе, подбирает наиболее похожие варианты и просит пользователя их подтвердить
• Если номенклатура поставщика отличается от номенклатуры покупателя, запомнит выбор пользователя и в следующий раз выберет правильный вариант автоматически
• Проверяет по формулам корректность чисел в таблицах
• Подсвечивает места, на которые надо обратить внимание
• Позволяет аккуратно, точно и быстро создать всю недостающую номенклатуру
• При наличии в базе документов-оснований, соответствующих скану, может выполнить автоматическое прикрепление скана к документу.
• Сформирует комплект из документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию
• Предложит универсальное распознавание для некоторых документов, незнакомых системе, но отражающих хозяйственные операции поступления/списания товаров
Подробнее о том, как пользоваться сервисом https://ocr.1c.ai/usage/
Принцип работы сервиса
Его можно использовать на любом устройстве, подключенном к Интернету, включая ПК, ноутбуки, планшеты и мобильные телефоны. Все загруженные документы отправляются в облако, откуда попадают в информационную инфраструктуру программы.
Первичные документы можно сохранить в виде скан-файлов и загрузить в сервис с диска, а фотографии- с мобильного телефона.
Никакого дополнительного программного обеспечения или дополнительных инструментов подключать не нужно. Сервис обрабатывает полученные данные и выдает готовый документ с программой 1С.
Список программ 1С, к которым можно подключить первичный документ 1С:Распознавание,можно получить у нашего менеджера.
Сервис помогает автоматизировать ввод первичных бухгалтерских документов в базу.
Это происходит в несколько этапов:
• Получение изображения документа
Сервис умеет обрабатывать
• Набор изображений или фотографий страниц документа
• Электронный документ в форматах PDF, Word или Excel
• Архивы (zip, 7zip, rar, и подобные) с изображениями, PDF, Word, Excel
• Отправка изображения документа в сервис
Полученные файлы можно направить в сервис из программы 1С, либо из мобильного приложения 1С:Сканер документов.
• Распознавание документа
Определяется, например, какой текст отражает наименование поставщика, какой – относится к таблице с позициями номенклатуры, и т.д. Эти данные возвращаются в программу 1С для создания документов в базе.
• Сопоставление прочитанного текста с объектами базы
В базе происходит сопоставление распознанных данных документа с объектами конкретной базы: с организациями, контрагентами, договорами, номенклатурой и другими. Помимо этого, разбирается номер и дата документа, а также табличные значения: цена, количество, сумма, ставка НДС и т.д.
Сервис пытается выполнить как можно большую часть этой работы автоматически, однако последнее слово всегда остается за пользователем: он проверят каждый сформированный структурированный документ в специальном визуальном редакторе.
Все значения, в верности которых база будет сомневаться, для удобства пользователя будут подсвечены красным цветом.
Если в базе отсутствуют какие-то контрагенты или объекты номенклатуры, то их можно будет удобно создать по одному или воспользоваться групповым созданием новых.
• Создание учетного документа в базе
Пользователю надо будет открыть каждый распознанный документ, проверить, что все значения распознались верно и нажать кнопку "Создать"
• Прикрепление изображения к учетному документу
Если в базе уже найден документ-основание для распознанного изображения, то изображение может быть автоматически прикреплено к документу базы.
Мобильное приложение для сканирования документов
Создать документы в базе можно, даже когда сканера нет под рукой. Особенно удобно это для работы на расстоянии.
Теперь вам не придется запрашивать сканы через электронную почту или мессенджеры. Вашим контрагентам и удаленно работающим сотрудникам достаточно отсканировать документы с помощью мобильного приложения и распознанные документы мгновенно попадут в вашу базу.
• Установите на мобильное устройство приложение «1С:Сканер документов»
• В форме «Распознавание документов» нажмите кнопку , чтобы открыть список подключенных мобильных приложений
• Добавьте нового мобильного пользователя, задайте ему имя и привяжите к ответственному сотруднику в базе
• Передайте ключ пользователя на мобильное устройство или, если оно рядом, можно просто сфотографировать QR-код
• Теперь все документы, которые фотографируются через мобильное приложение, будут появляться у вас в базе с пометкой, кто их прислал
• Останется проверить распознанные сервисом документы и ввести учетные документы в базу, как это описано выше
• Если захотите отключить мобильного пользователя, в любой момент нажмите кнопку
Узнать подробнее о сервисе вы можете у наших специалистов. Заполните форму ниже, и мы обязательно ответим на все возникшие вопросы.